【見積書】と【概算書】の違いとは？例文付きで使い方や意味をわかりやすく解説

見積書と概算書の分かりやすい違い

「見積書」は、仕様や条件がほぼ固まった段階で提示する正式な見積の文書で、そのまま発注や契約の根拠になることが多い書類です。

「概算書」は、詳細が固まる前のおおまかな金額を示す文書で、予算取りや初期段階の比較検討に使われます。

見積書は確定に近い数字、概算書はおおよその目安、という精度の違いで捉えると分かりやすく、案件が進むにつれて概算書から見積書へと切り替わっていくのが一般的な流れです。

見積書とは？

「見積書」は、取引の仕様や条件がほぼ固まった段階で、正式な金額や納期を示すために作成する文書を指す言葉で、「みつもりしょ」と読みます。品目・数量・単価・合計金額・有効期限などが具体的に記載され、多くの場合、その内容のまま発注や契約に進む前提でやり取りされます。

「この見積書の内容で発注します」のように、金額を確定させる根拠として扱われる点が特徴です。仕様変更があれば再度作成し直すこともありますが、基本的には詳細を詰めた後の、確定に近い数字を示す書類として使われ、押印や有効期限の記載など、形式面でも整った文書であることが一般的です。

作成者の会社名や連絡先を明記し、取引相手を明確にする役割も担います。

見積書の例文

( 1 ) 仕様が固まったので、正式な見積書を依頼した。
( 2 ) 見積書の金額で、そのまま発注することになった。
( 3 ) 見積書には有効期限が明記されている。
( 4 ) 経理に提出するため、見積書を保管している。
( 5 ) 見積書の内訳を一つずつ確認した。
( 6 ) 見積書をもとに、稟議書を作成した。

見積書の会話例

「そろそろ発注したいんですが、何を準備すればいいですか。」

「仕様が固まっているなら、正式な見積書を出してもらいましょう。」

「見積書の金額って、そのまま契約に使えるんですか。」

「はい、基本的にはその内容で発注に進む前提の書類です。」

「もし後から仕様が変わったらどうなりますか。」

「その場合は見積書を作り直してもらう必要がありますね。」

概算書とは？

「概算書」は、詳細な仕様が固まる前の段階で、おおよその費用を示すために作成する文書を指す言葉で、「がいさんしょ」と読みます。「概算」はおおまかな計算という意味で、正確な金額を確定させるのではなく、予算取りや初期の比較検討に使える目安の数字を示すことを目的としています。

「まずは概算書で予算感をつかみたい」のように、詳細設計や仕様確定の前段階で、大まかな費用感を関係者と共有する場面で使われます。一般に、見積書ほどの精度や拘束力は求められておらず、後の詳細設計の進み具合によって金額が変わることも珍しくありません。

工事や大規模なシステム開発など、完成までに時間がかかる案件で特によく使われます。

概算書の例文

( 1 ) 詳細が決まる前に、まず概算書を作ってもらった。
( 2 ) 概算書の段階なので、金額はまだ確定していない。
( 3 ) 予算取りのために概算書を提出した。
( 4 ) 概算書をもとに、社内でおおまかな費用感を共有した。
( 5 ) 仕様がまだ流動的なので、概算書での比較にとどめた。
( 6 ) 概算書の数字から、想定より費用がかかりそうだと分かった。

概算書の会話例

「まだ仕様が決まっていないんですが、費用感だけ知りたくて。」

「それなら概算書を出してもらうといいですよ。おおよその金額がつかめます。」

「概算書って、見積書とは違う扱いになるんですか。」

「はい、概算書はあくまで目安なので、見積書ほどの拘束力はありません。」

「概算書の金額を、そのまま予算として上に報告してもいいですか。」

「予算取りの参考にはなりますが、最終的には正式な見積書で確定させたほうが安心です。」

見積書と概算書の違いまとめ

「見積書」と「概算書」は、どの段階で・どれくらいの精度で金額を示すかに違いがあります。見積書（みつもりしょ）は、仕様や条件がほぼ固まった段階で提示する正式な文書で、そのまま発注や契約の根拠になることが多い書類です。

概算書（がいさんしょ）は、詳細が固まる前のおおまかな金額を示す文書で、予算取りや初期の比較検討に使われ、一般に見積書ほどの精度や拘束力は求められません。仕様確定後の正式な金額は見積書、検討段階のおおよその目安は概算書、と使い分けると分かりやすく、両方を段階に応じて使い分ける実務も一般的です。

依頼するときは、どちらの精度が必要かを最初に伝えると話がスムーズです。