【支払依頼書】と【請求書】の違いとは？例文付きで使い方や意味をわかりやすく解説

支払依頼書と請求書の分かりやすい違い

支払依頼書と請求書の違いは、社内向けか取引先向けかという書類の性質にあります。
支払依頼書は、社内の経理担当者に支払い手続きを依頼するために作成する内部文書です。
請求書は、商品やサービスの対価として取引先に支払いを求める外部向けの正式な文書です。

支払依頼書とは？

支払依頼書とは、社内の経理部門などへ取引先への支払いや経費精算の実行を依頼するために作成する文書のことです。
支払先や金額、支払期日などを記載し、社内の承認プロセスや予算管理の一環として用いられます。
上司の承認や決裁を経て経理部門が支払いを実行する、内部統制上の重要書類という性質を持ちます。

請求書などの証憑書類を添付し、記載内容に不備がないよう作成するのが一般的です。

支払依頼書の例文

( 1 ) 支払依頼書を作成し、上司の承認を得た。
( 2 ) 支払依頼書には請求書の写しを必ず添付する。
( 3 ) 月末までに支払依頼書を出さないと、翌月の支払いに間に合わない。
( 4 ) 支払依頼書の承認フローを電子化し、処理時間を短縮した。

支払依頼書の会話例

支払依頼書は誰が作成するの？

発注した部署の担当者が支払依頼書を作って経理に出すよ。

支払依頼書がないと支払いは進まないの？

うん、支払依頼書の承認がないと経理は動けないんだ。

請求書とは？

請求書とは、商品やサービスを提供した事業者が取引先に代金の支払いを求めて発行する文書のことです。
請求日や請求金額、支払期日などの明細を記載し、売掛金の根拠を示す証憑書類として用いられます。
商取引の証拠となり、税務調査や会計監査でも必要となる重要な書類という性質を持ちます。

締め日を決めてまとめて発行されることもあり、電子請求書の普及により発行や管理の効率化も進んでいます。

請求書の例文

( 1 ) 今月分の請求書を本日発送した。
( 2 ) 請求書の支払期日は翌月末だ。
( 3 ) インボイス対応の請求書を発行できるようシステムを改修した。
( 4 ) 請求書の明細に誤りがあったため、訂正版を再発行する。

請求書の会話例

請求書は何年くらい保存するの？

法人なら原則7年は請求書を保存するよ。

請求書と支払依頼書の金額が違ったらどうするの？

請求書の内容を確認して、支払依頼書が違っていれば作り直し、請求書が違っていれば取引先に出し直してもらうんだ。

支払依頼書と請求書の違いまとめ

支払依頼書と請求書の違いは、社内の手続きを始める文書か、取引先とやり取りする文書かという点にあります。
支払いが発生した際は、請求書の内容を確認したうえで支払依頼書を作成する流れが一般的です。
社内の支払い手続きを進める書類なら「支払依頼書」、取引先へ代金を請求する書類なら「請求書」と区別されます。