【支払依頼書】と【請求書】の違いとは？例文付きで使い方や意味をわかりやすく解説

支払依頼書と請求書の分かりやすい違い

支払依頼書と請求書は、どちらも支払いに関する書類ですが、使用目的が異なります。

支払依頼書は社内での支払い手続きを依頼する内部文書です。

請求書は取引先への代金請求を行う外部向けの正式文書です。

支払依頼書とは？

支払依頼書とは、社内において経理部門や財務部門に対して、取引先への支払いや経費の精算を依頼するための内部文書です。各部署の担当者が作成し、支払先、金額、支払期日、支払理由、必要な添付書類（請求書、見積書、納品書など）を記載します。社内の支払いプロセスを適切に管理するための重要な書類です。

支払依頼書は、予算管理、内部統制、承認プロセスの一環として使用されます。上司の承認印や決裁権限者の確認を経て、経理部門が実際の支払い処理を行います。不正防止と適切な資金管理のため、多くの企業で必須の手続きとなっています。

「支払依頼書を提出する」「支払依頼書の承認を得る」のように、社内での支払い手続きを表現する際に使用される言葉です。

支払依頼書の例文

( 1 ) 外注費の支払依頼書を作成し、上司の承認をもらいました。
( 2 ) 支払依頼書には、請求書のコピーを必ず添付してください。
( 3 ) 月末までに支払依頼書を提出しないと、翌月の支払いに間に合いません。
( 4 ) 経理部から支払依頼書の記載不備を指摘され、再提出しました。
( 5 ) 支払依頼書の承認フローを電子化し、処理時間を短縮しました。
( 6 ) 緊急の支払依頼書は、事前に経理部に連絡してから提出します。

支払依頼書の会話例

支払依頼書は誰が作成しますか？

発注や契約を担当した部署の担当者が作成し、上司の承認を得て経理に提出します。

請求書が届いたらすぐ支払われますか？

いいえ、まず支払依頼書を作成し、社内承認を経てから支払われます。

支払依頼書なしで支払いはできますか？

内部統制上、原則として支払依頼書なしでの支払いはできません。

請求書とは？

請求書とは、商品やサービスを提供した事業者が、その対価の支払いを取引先に求めるために発行する正式な商取引文書です。請求日、請求先、請求金額、明細、支払期日、振込先などを記載し、売掛金の根拠となる重要な証憑書類です。インボイス制度により、適格請求書の要件も加わりました。

請求書は、商取引の証拠として法的効力を持ち、税務調査や会計監査でも必要となります。通常は月末締めで翌月に発行され、支払期日は「月末締め翌月末払い」などの条件で設定されます。電子請求書の普及により、業務効率化も進んでいます。

「請求書を発行する」「請求書に基づいて支払う」のように、取引先への代金請求を表現する際に使用される言葉です。