【旅費】と【交通費】の違いとは？例文付きで使い方や意味をわかりやすく解説

旅費と交通費の分かりやすい違い

旅費と交通費は、どちらも移動に関係する費用ですが、含まれる内容が違います。

旅費は、出張などで遠くに行くときにかかるすべての費用で、電車代や飛行機代だけでなく、ホテル代や食事代なども含まれます。一方、交通費は純粋に移動するためだけの費用で、電車代、バス代、タクシー代などを指します。

会社では、普段の通勤には交通費が支給され、出張の時には旅費が支給されるという使い分けがされています。

旅費とは？

旅費とは、業務上の出張や移動に伴って発生する費用の総称で、交通費、宿泊費、日当（出張手当）などを包括的に含む概念です。企業の旅費規程に基づいて支給され、出張の目的地や期間によって支給額が定められています。

一般的に旅費には、往復の交通費、宿泊が必要な場合の宿泊費、食事代や諸雑費をカバーする日当が含まれます。海外出張の場合は、これらに加えて海外旅行保険料や査証取得費用なども旅費として処理されることがあります。

税務上、旅費は実費精算が原則ですが、社内規程に基づく定額支給も認められており、適正な範囲内であれば非課税として扱われます。このため、多くの企業では役職や出張先に応じた旅費規程を整備しています。

旅費の例文

( 1 ) 来月の大阪出張の旅費申請書を提出しますので、承認をお願いいたします。
( 2 ) 東京本社での会議に参加するため、旅費として新幹線代と宿泊費を申請させていただきます。
( 3 ) 海外出張の旅費精算について、為替レートは出張日と精算日のどちらを適用すべきでしょうか。
( 4 ) 部門の旅費予算が逼迫しているため、日帰り出張を基本とし、宿泊は必要最小限に抑えてください。
( 5 ) 旅費規程の改定により、役職別の日当額が変更になりましたので、ご確認をお願いします。
( 6 ) 出張旅費の仮払い制度を導入することで、社員の立替負担を軽減したいと考えています。

旅費の会話例

部長、来月の海外出張の旅費について相談があります。現地での移動費はどのように精算すればよいでしょうか？

海外での交通費は、領収書を必ず保管し、日本円に換算して旅費精算書に記載してください。社内規程の換算レートを適用します。

旅費の仮払いを申請したいのですが、どのくらい前に申請する必要がありますか？

出張の1週間前までに申請してください。承認プロセスと経理処理の時間を考慮して、余裕を持った申請をお願いします。

出張が急遽キャンセルになった場合、既に受け取った旅費の仮払金はどうすればよいですか？

速やかに経理部に連絡し、全額返金の手続きを行ってください。キャンセル料が発生した場合は、別途精算が必要です。

交通費とは？

交通費とは、業務遂行のために必要な移動に要する費用で、電車、バス、タクシー、自家用車のガソリン代など、純粋に移動手段に対して支払う費用を指します。日常的な営業活動での移動費や通勤手当も交通費に含まれます。

企業における交通費は、大きく分けて通勤交通費と業務交通費に分類されます。通勤交通費は自宅から勤務地までの定期代などで、一定額まで非課税となります。業務交通費は、営業活動や会議出席などで発生する移動費用で、実費精算が一般的です。

交通費の管理においては、最も経済的かつ合理的な経路での精算が求められ、多くの企業では交通費精算システムを導入して、適正な支出管理を行っています。特に営業職など外出の多い職種では、交通費の効率的な管理が重要です。

交通費の例文

( 1 ) 営業活動で使用した交通費の領収書を紛失してしまいましたが、どのように処理すればよいでしょうか。
( 2 ) クライアント訪問時の交通費について、タクシー利用は事前承認が必要となりますのでご注意ください。
( 3 ) 毎月の交通費精算の締切日を、月末から25日に変更することを検討しています。
( 4 ) 通勤交通費の支給額上限を、現在の3万円から5万円に引き上げる予定です。
( 5 ) 営業部門の交通費が予算を大幅に超過しているため、効率的な訪問ルートの検討が必要です。
( 6 ) 交通費精算システムをICカード連動型に更新し、精算業務の効率化を図ります。

交通費の会話例

客先への交通費を立て替えていますが、月末にまとめて精算してもよいでしょうか？

はい、月末の一括精算で問題ありません。ただし、領収書は必ず保管し、交通費精算書に詳細を記載してください。

リモートワークが増えて交通費が減少していますが、通勤手当の見直しは検討されていますか？

現在、実費精算方式への移行を検討しています。定期代支給から出社日数に応じた精算方式に変更する予定です。

新入社員の交通費支給について、試用期間中も正社員と同じ条件で支給されますか？

はい、試用期間中も正規雇用時と同じ条件で交通費を支給します。入社時に通勤経路の届出をお願いします。

旅費と交通費の違いまとめ

旅費と交通費の違いを正確に理解することは、適切な経費処理と予算管理のために不可欠です。旅費は出張に関わる包括的な費用であり、交通費はその一部として含まれる移動費用という関係性があります。

実務においては、日帰り出張の場合は交通費のみ、宿泊を伴う出張では旅費として処理するなど、状況に応じた使い分けが必要です。また、税務上の取り扱いも異なるため、企業の経理部門では明確な区分けが求められます。

効率的な費用管理のためには、旅費規程の整備と従業員への周知徹底が重要であり、デジタル化による精算業務の効率化も多くの企業で進められています。