【納品書】と【請求書】の違いとは？例文付きで使い方や意味をわかりやすく解説

納品書と請求書の分かりやすい違い

納品書と請求書は、どちらも取引で使用する書類ですが、目的が異なります。

納品書は商品・サービスの引き渡しを証明する書類です。請求書は代金の支払いを正式に求める書類で、経理処理の根拠となります。

納品書とは？

納品書とは、商品やサービスを納品・提供した際に、その内容を明記して発行する書類です。納品日、品名、数量、単価、金額などが記載され、注文通りに納品されたことを証明する役割があります。受注番号や納品場所なども記載し、後の照合作業に使用されます。

納品書は商品と一緒に届けられることが多く、受取側は内容を確認して受領印を押すか、受領書を発行します。税務上の証憑書類として7年間の保存義務があり、売上計上のタイミングを示す重要な書類でもあります。

納品書を添付する、納品書と現物を照合するのように、商品引き渡しの証明書類を表現する際に使用される言葉です。

納品書の例文

( 1 ) 本日発送分の納品書を同梱しましたので、ご確認ください。
( 2 ) 納品書の内容と実際の商品に相違がないか、必ず確認してください。
( 3 ) 納品書控えは、売上計上の根拠資料として保管しています。
( 4 ) 電子納品書の導入により、ペーパーレス化を推進しています。
( 5 ) 納品書に記載ミスがあったため、訂正版を再発行しました。
( 6 ) 納品書なしでの納品は、後々トラブルの原因となります。

納品書の会話例

納品書と請求書は同時に発行されますか？

通常、納品書は納品時、請求書は月末などにまとめて発行されます。

納品書がないと支払いできませんか？

請求書があれば支払い可能ですが、納品確認のため納品書も重要です。

請求書の保存期間は何年ですか？

法人は7年間、個人事業主は5年間の保存義務があります。

請求書とは？

請求書とは、商品やサービスの提供に対する代金の支払いを求める正式な書類です。請求日、請求先、請求金額、支払期日、振込先口座などが記載され、商取引における債権債務を明確にします。適格請求書（インボイス）制度により、消費税の仕入税額控除にも必要な書類となりました。

請求書は月末締めで翌月に発行されることが多く、掛け取引の基本となる書類です。請求書番号で管理され、入金確認や売掛金管理に使用されます。

電子請求書の普及により、業務効率化も進んでいます。請求書を発行する、請求書に基づいて支払うのように、代金請求の正式文書を表現する際に使用される言葉です。